Dokumenty w ruchu

Marcin Marciniak

Dobry system obiegu dokumentów może usprawnić proces przepływu informacji i zadań, ułatwiając podejmowanie decyzji w firmie. Poprawia też dostępność dokumentów. 


Dla wielu typowych zadań w firmie bardzo łatwo znaleźć lub przygotować system, który je usprawni. Takimi standardowymi zdarzeniami, obecnymi niemal w każdej firmie, są np. delegacje i urlopy. W systemie opartym na standardowych, papierowych dokumentach, proces ich rozliczania trwa dość długo. Wdrożenie systemu obsługującego delegacje daje odczuwalną poprawę komunikacji w firmie, ponadto - przy wykorzystywaniu samochodów służbowych - można połączyć obsługę delegacji z rezerwowaniem dyspozycyjnych samochodów. Dzięki temu system może sporządzać grafik dostępności samochodów i plan delegacji. 

Ułatwienie dla pracowników 

Po zrealizowanej delegacji pracownik wprowadza sprawozdanie z niej oraz dokonuje rozliczenia finansowego (diety, ryczałt za użytkowanie samochodu prywatnego do celów służbowych itd.). Wypełnione sprawozdanie podlega zatwierdzeniu przez przełożonego, zaś informacje finansowe posłużą do rozliczeń z pracownikiem. Warto zauważyć, że mało która firma wymaga sprawozdania z delegacji w tradycyjnym systemie, czyli w postaci papierowej, a może być ono ważnym źródłem informacji. W formie elektronicznej sporządza się stosunkowo szybko i łatwo je uporządkować. 

Wnioski urlopowe również łatwo poddają się usprawnieniu, bowiem system może podawać użytkownikowi liczbę dostępnych dla niego dni urlopu (a jest to jedno z najczęściej zadawanych pytań do działu kadr), a potem pobrać podstawowe informacje, czyli datę rozpoczęcia i zakończenia oraz rodzaj urlopu (wypoczynkowy, opieka i tak dalej). Ponadto może pobrać informację o dofinansowaniu urlopu, tzw. dofinansowania wakacji pod gruszą. System obliczy od razu liczbę dni, sprawdzi czy taka ilość jest dostępna i komplet danych zostanie przekazany do zatwierdzenia. Po zaakceptowaniu, dane będą przekazane do kadr. 

Dobrze skonstruowany i wdrożony system obsługi delegacji i urlopów - uzupełniony wprowadzonymi do niego danymi o zwolnieniach lekarskich i innych nieobecnościach - daje bardzo ważne informacje, takie jak wykaz dostępności pracownika w firmie. To samo można osiągnąć za pomocą ręcznie wprowadzanych kalendarzy w systemie pracy grupowej, ale system obiegu dokumentów zrobi to znacznie lepiej, sprawniej i zapewni lepszą dokumentację. Gdy jest on zintegrowany z systemem ERP, to zatwierdzone dokumenty (urlopy, nieobecności związane z delegacją) są automatycznie wprowadzane do modułu kadrowego. Podobnie system może tworzyć dokumenty finansowe związane z rozliczeniem z pracownikami, odpowiednie polecenie księgowania itd. 

W przypadku firmy wielooddziałowej, wyposażonej w system obiegu dokumentów dostępny we wszystkich oddziałach oraz zintegrowany z systemem ERP, można ułatwić wiele operacji, takich jak wprowadzanie faktur zakupowych. Bardzo często obieg dokumentów przebiega w pięciu etapach: faktura wprowadzana do systemu obiegu dokumentów podlega odpowiedniej dekretacji księgowej, zostaje zatwierdzona merytorycznie przez właściwą osobę lub przekazana do innego działu, następnie zaakceptowana rachunkowo przez dział odpowiedzialny za rozliczenia finansowe, ostatecznie zatwierdzona do płatności, dział finansowy dokonuje przelewu środków na rachunek kontrahenta. 

Bardzo często obieg dokumentów przebiega w pięciu etapach: faktura wprowadzana do systemu obiegu dokumentów podlega odpowiedniej dekretacji księgowej, zostaje zatwierdzona merytorycznie przez właściwą osobę lub przekazana do innego działu, zaakceptowana rachunkowo przez dział odpowiedzialny za rozliczenia finansowe, zatwierdzona do płatności, dział finansowy dokonuje przelewu środków na rachunek kontrahenta.

Dzięki obecności skanu faktury w systemie, każda z pracujących osób może zapoznać się z fakturą, nie korzystając z wersji papierowej. Tego typu system daje możliwość wprowadzania dokumentów osobom, które nie zostały przeszkolone w obsłudze systemu ERP, a niekiedy są to skomplikowane systemy i łatwo o błąd. 

Zamknąć gołębnik 

Dokumenty przychodzące od zewnętrznych podmiotów powinny podlegać dekretacji zgodnie z właściwościami miejscowymi i rzeczowymi. Praktyka przegródek na dokumenty (zwanych popularnie "gołębnikiem") pokazuje, że wiele dokumentów leży tam dość długo. Dla kontrastu, nowoczesny system obiegu dokumentów ma opcję powiadomienia za pomocą poczty elektronicznej albo odpowiedniego komunikatu o pojawieniu się nowego dokumentu. Firma może automatycznie wprowadzać do systemu wiadomości przysłane pocztą elektroniczną oraz za pomocą faksu. Wymaga to dobrej ochrony przed niechcianymi wiadomościami, ale usprawnia wiele działań, bowiem umożliwia automatyczne dekretowanie dokumentów na podstawie typowych danych (nadawca, słowa kluczowe). 

Gdy dokument został błędnie zadekretowany, lub dotyczy kilku działów jednocześnie, proces zapoznawania się z nim w tradycyjnym systemie trwa dość długo. W systemach obiegu dokumentów nie ma potrzeby wykonywania kopii dokumentu, gdyż wiele osób może się zapoznać z jedną jego kopią - elektroniczną, dostępną online w systemie. Systemy obiegu dokumentów informują pracowników o stanie każdego dokumentu w obiegu. Można w ten sposób szybko określić etap pracy nad nimi i identyfikować miejsca, w których obieg napotyka na problemy. W tradycyjnej pracy związanej z dokumentami papierowymi, takie dane umykają analizom. 

System obiegu może być zaprogramowany w ten sposób, aby - w przypadku nieobecności pracownika - dokument został przekierowany do osoby zastępującej. W wielu firmach dokument papierowy czeka na powrót osoby, do której został zadekretowany - a to znacznie przedłuża czas pracy nad nim. Gdy czas odpowiedzi na dokument lub pracy z nim jest określony przez przepisy lub regulamin, zastosowanie systemu obiegu dokumentów ułatwi zapewnienie dotrzymania terminów.

Gdy masz ISO 

Jeśli firma posiada system zarządzania jakością, istotna staje się dokumentacja dotycząca procesu publikacji oraz zapoznawania się z dokumentami przez poszczególnych współpracowników. W wersji papierowej wymagało to wykonywania dużej ilości kopii dokumentów oraz dodatkowych związanych z rejestracją ich używania. W systemie elektronicznym potwierdzenie zapoznania się pracownika z dokumentem może być wykonywane przez system na podstawie akcji użytkownika. 

Warto zwrócić uwagę na szybkość pracy takiego systemu - nowa wersja dokumentu jest dostępna praktycznie natychmiast po publikacji, wszyscy pracownicy korzystający z niego otrzymują niezwłocznie powiadomienia pocztą elektroniczną lub poprzez odpowiedni komunikat w menu, raporty o zapoznaniu się z treścią są również dostępne szybko. Dobrze eksploatowany elektroniczny system obiegu dokumentów ma istotną cechę - każdy dokument w nim publikowany jest dostępny dla wszystkich osób z rozdzielnika we właściwej wersji. Wystarczy założenie, że najnowszy dokument jest zawsze publikowany w firmowym systemie, aby zapewnić dostępność najnowszej wersji dla wszystkich. 

Systemy obiegu dokumentów mają system uprawnień, który kieruje dostępem poszczególnych użytkowników do dokumentów i ich grup. Prawidłowo wdrożony, zapewnia dwie ważne cechy: użytkownik otrzymuje tylko te dokumenty, które jego dotyczą, oraz wszystkie dokumenty dla użytkownika są pogrupowane pod kątem spraw (osobno faktury, urlopy itd.). Dzięki temu unika się nawału niepotrzebnej informacji i ułatwia organizację pracy. Dokładny raport dotyczący dostępu do danych zapewnia określenie, do jakich dokumentów każdy użytkownik miał dostęp. 

Na pomoc kancelariom 

System obiegu dokumentów ułatwi pracę kancelariom, których zadania są regulowane przez odpowiednie przepisy. Urządzenia kancelaryjne, takie jak dziennik, terminarz czy rejestr wydanych dokumentów, mogą być tworzone automatycznie. Automatyzacja rejestrowania i nadawania znaku sprawy, prowadzenia rzeczowego wykazu akt w systemie bezdziennikowym są bardzo cenione przez użytkowników. Nowoczesne systemy obiegu dokumentów mają wbudowany mechanizm pełnotekstowego, kontekstowego wyszukiwania wewnątrz treści dokumentów. Dzięki temu możliwe jest bardzo szybkie przeszukanie wszystkich umieszczonych dokumentów pod kątem występowania szukanych słów. Co ważniejsze, wyszukiwanie może być ograniczane pod względem typów dokumentów oraz ich lokalizacji. Pełnotekstowe wyszukiwanie dokumentów szczególnie dobrze sprawdza się w przypadku prowadzenia dużej ilości akt różnych spraw, w takich firmach jak kancelarie prawne lub firmy usługowe. 

Typowy schemat obiegu dokumentów przewiduje: wprowadzenie danych przez użytkownika, zatwierdzenie dokumentu przez przełożonego (merytoryczne), zaakceptowanie go przez kierownika lub dyrektora właściwego pionu.