Po masowej implementacji przyszedł czas na integrację systemów. Coraz więcej przedsiębiorstw korzysta przy tym z systemów Business Process Management. Narzędzia tego typu wdrożyło już 16% największych firm działających w Polsce.
Jak wynika z badań Aberdeen Group, 57% z ponad 10 tys. największych organizacji na świecie korzysta z rozwiązań BPM. W Europie z narzędzi tego typu korzysta już 41% przedsiębiorstw. Badania przeprowadzone przez firmę Vanson Bourne na zlecenie dostawcy rozwiązań BPM FileNet przejętego w 2006 r. przez IBM dowodzą, że menedżerowie największych firm uświadamiają sobie znaczenie usprawnień w zakresie zarządzania procesami. Wynika z nich, że co najmniej 70% menedżerów jest świadomych ścisłego związku pomiędzy zarządzaniem procesami biznesowymi i sukcesem firmy. Analitycy są pewni, że już wkrótce przekują te przekonania w czyny. Specjaliści z Gartnera już ogłosili nadchodzący 2008 rokiem masowej implementacji rozwiązań do zarządzania procesowego.
Procesy po polsku
|
Jak wygląda popularność rozwiązań BPM w Polsce? Nie jest tak źle jak mogliby przypuszczać pesymiści. Badania przeprowadzone przez Ipsos na zlecenie firmy archITec pokazały, że z tego typu narzędzi korzysta ok. 16% największych przedsiębiorstw z sektorów, takich jak: telekomunikacja, bankowość i energetyka. Kolejne 8% zapowiada implementację takich systemów w ciągu najbliższych dwóch lat. Zwykle implementacja rozwiązań klasy BPM odbywa się według podobnego scenariusza. Najpierw firmy wdrażały rozwiązania do zarządzania dokumentami (Document Management System), z czasem uzupełniane kolejnymi rozwiązaniami, m.in. do mapowania procesów.
Z drugiej strony upowszechnienie aplikacji biznesowych (ERP, CRM, BI) uświadomiło użytkownikom korporacyjnym konieczność integracji środowiska. Po wstępnym zachwycie firmy zdały sobie sprawę z tego, że nawet najdoskonalszy system ERP nie zaspokoi wszystkich potrzeb informacyjnych przedsiębiorstwa, większość kupionych narzędzi jest dość nieelastyczna, a standardowy cykl wprowadzania zmian jest zbyt długi i kosztowny z punktu widzenia działów operacyjnych. Dlatego właśnie część firm powoli zastępuje wdrożone w różnych częściach organizacji systemy bardziej spójnym środowiskiem.
Firmy wykorzystują BPM do modernizacji istniejących aplikacji jako rozszerzenie ich funkcjonalności o możliwości elastycznego modelowania procesów. Zaczęły dostrzegać w tym podstawowe źródło przewagi konkurencyjnej, zwłaszcza w relacjach z klientem. Wyraźnie pokazują to badania Ipsos. Rozwiązania BPM wykorzystywane są najczęściej do wsparcia obsługi klienta (82%), administracji (75%) i procesów księgowych (73%).
Czynniki, które mogą pomóc
Analitycy i dostawcy IT nie mają wątpliwości. Czeka nas boom na narzędzia BPM. Będzie to związane z upowszechnieniem architektury SOA i związanej z tym konieczności tworzenia repozytoriów procesów i usług. Wzrost zainteresowania BPM będzie także wynikał ze zmian struktury organizacyjnej przedsiębiorstw, przede wszystkim rosnącej liczby fuzji i przejęć oraz zmian w obrębie grup kapitałowych. Systemy BPM są doskonałym narzędziem wspomagającym tworzenie spójnych procesów biznesowych w ramach przedsiębiorstw. Dają możliwość niemal dowolnego kształtowania samej struktury organizacyjnej przedsiębiorstw przy jednoczesnym zachowaniu kontroli nad procesem i zasobami informacyjnymi przedsiębiorstwa.
Podobne procesy będą odbywać się także wewnątrz samych organizacji. Projekty z tego zakresu realizuje dziś kilka dużych rodzimych zakładów przemysłowych. Kilkanaście lat temu na fali decentralizacji wydzieliły one ze swoich struktur szereg podmiotów, obecnie integrowanych organizacyjnie i funkcjonalnie w ramach większych organizacji.
Solidny impuls do wdrożeń rozwiązań z zakresu BPM da trend, związany z porządkowaniem i regulacją procesów, zarówno tych odbywających się wewnątrz, jak i wykraczających poza ramy przedsiębiorstw. Dobrym przykładem tego typu zmian jest chociażby upowszechnianie się rozwiązań wspomagających walkę z nadużyciami dokonywanymi przez klientów i pracowników (fraud management), czy wprowadzanie ładu korporacyjnego w firmie i w IT (IT governance). W tej roli świetnie sprawdzają się narzędzia BPM umożliwiające kontrolę działań. Pozwalają one na łatwe precyzowanie warunków brzegowych realizacji pewnych procesów. Uniemożliwiają np. realizację transakcji finansowej w sytuacji, gdy równocześnie przekracza ona założony pułap i uczestniczą w niej osoby z pewnej grupy ryzyka.
Poradnik dla początkujących
Rozwiązania BPM wykorzystywane są:
Jak się zatem zabrać do działań związanych z integracją procesów? Podstawowym celem wszystkich projektów związanych z BPM jest usprawnienie metod zarządzania operacjami poprzez stopniowe usprawnianie i integrację poszczególnych procesów. Wszystkie działania muszą być podejmowane wspólnie przez biznes i IT. Dlatego tak ważna w przypadku projektów z zakresu BPM jest likwidacja silosów, typowych dla dużych organizacji, w których każdy pion, a nawet dział czy komórka, stanowi udzielne państwo w państwie. To oczywiście oznacza ogrom pracy związanej z jednej strony z usprawnieniem komunikacji, a z drugiej z utworzeniem struktur, w ramach których odbywałyby się kontakty biznes-IT.
Większość systemów BPM dostępnych w tej chwili na rynku skupia się albo na integracji procesów, albo na zarządzaniu przepływem danych i pracy. Z pomocą tych pierwszych możemy wyciągnąć z systemów dane potrzebne do wykonania pewnych procesów, modelowanych, automatyzowanych i monitorowanych przez systemy do zarządzania przepływem. Integracja tych dwóch typów produktów jest nie lada wyzwaniem. Zwłaszcza jeśli naprawdę zależy nam na stworzeniu kompleksowych rozwiązań, które z czasem obejmą większość procesów, a nie na wdrożeniu rozwiązań wykorzystywanych jedynie przez niektóre komórki.
Aby tego uniknąć, trzeba stworzyć mapę procesów. Nie może ona sprowadzać się do zbioru informacji na temat systemów wspierających poszczególne procesy, ale musi być kompletnym zbiorem informacji na temat działań podejmowanych przez przedsiębiorstwo. Realizując tego typu projekt, trzeba myśleć całościowo i uwzględniać potrzeby całej firmy. Dzięki mapie łatwiej wychwycić kluczowe procesy organizacji, a także rozpoznać te, które nie funkcjonują dobrze. Dopiero na tym etapie warto rozejrzeć się za narzędziami. Najlepiej takimi, które pozwolą na śledzenie zarówno przebiegu procesów, jak i poszczególnych zajść, które mają miejsce podczas pracy firmy.
Wdrażając nawet najbardziej wyrafinowane narzędzia, nie można zapominać o tym, że to biznes ostatecznie odpowiada za jakość wprowadzanych danych i poprawne funkcjonowanie wszystkich procesów.
Rozmowa z Markiem Kucharskim, prezesem Parasoftu
W jakim kierunku będą się rozwijać narzędzia BPM?
Następować będzie coraz większa automatyzacja i integracja ułatwiająca współpracę człowieka z systemem IT. Już teraz istnieją standardy takie jak BPEL4P (Business Process Execution Language For People), które pozwalają na komunikację i wymianę w sposób sformalizowany zadań zlecanych przez użytkownika. Coraz bardziej rozwinięte będą funkcje umożliwiające nadzór nad procesami, w których biorą udział ludzie. Pozwoli to na większą mierzalność efektywności i innych parametrów procesu i kontrolę nad pracownikiem oraz lepszy rachunek kosztów działań.
Analitycy mówią o dwóch wykluczających się trendach. Z jednej strony o specjalizacji, a z drugiej o konsolidacji rozwiązań w ramach platform BPMS. Który z nich będzie miał większe znaczenie?
W dłuższej perspektywie równie ważne będą oba. Specjalizacja pozwala na szybkie rozwiązanie danego problemu. Firmy to jednak organizmy, które powinny działać w sposób synchroniczny. Dokładnie tak jak organizm ludzki, w którym poszczególne organy są wyspecjalizowane, ale całość działa jak integralny i spójny system. Dużą rolę odegra tutaj architektura SOA. To właśnie ona może spełnić rolę "nerwu" spinającego poszczególne "organy".
Jakie zatem wyzwania stoją przed producentami narzędzi BPM?
Skuteczne wdrożenie, podobnie jak przy projektach ERP. Człowiek to jednak nie maszyna i trzeba mieć tego świadomość. Problemy technologiczne będą drobne w porównaniu z problemami organizacyjnymi i ludzkimi. Dlatego producenci narzędzi BPM powinni o tym pomyśleć i wcześniej przygotować środki mogące temu zaradzić.
Rozmawiał Antoni Bielewicz
